【介護業務】は、個人と全体の業務をグラフに表して”見える化”することで改善点を導き出すことができる
頭の中にある【介護業務】をグラフや一覧表にする
同じ介護施設・事業所内での業種による時間割の使い方の違い
療法士は分単位の時間割を紙に書いて使用している
個別訓練が多い理学療法士・作業療法士などの職種は、一日や1週間のスケジュールを時間割にして、
〇〇時△△分～⬜分間は「誰々さん」の個別訓練
〇〇時～ は「カンファレンス」
などを一覧表にして自己管理している事が多くあります。
支援ソフトを導入している施設・事業所もあれば、個人でエクセルを使って作成している人もいます。
※ 代表的な支援ソフトとして、
「リハメイト」
など、他にも様々な支援ソフトがあります。
（私自身が実際に使用した経験のあるソフトは「タックシステム」です。個人の感想も含めてメリット・デメリットは割愛します）
病院などでは医師や看護職をはじめ、全ての職員が「タックシステム」を使用して分単位できるという利点があります。
反面、場合によっては言語的なコミュニケーションは取りにくくなる人が出てしまうデメリットもあります。
基本的なスケジュール管理は表形式で時間と利用者の順番を予約し、実績を入力する形式のため多職種も同時使用すると利用者の時間割と合わせて、一目で確認することができます。
これらのソフトや表を使うことで各自の業務内容やスケジュールを把握し、業務をスムーズに進める準備をしています。
※
介護員の業務は時間内に複数相手のために時間割を作りにくい
介護員は基本的に
- 〇〇時～ 起床介助
- 〇〇時△△分 入浴介助
- 〇〇時～ バイタルサインチェック
など、項目はありますが定められた時間範囲内に
複数の利用者の介護を行なうことが業務内容のためリハビリ職のような
分単位の時間割を作るのは大変です。
結果、
担当者によってフロア全体の業務と利用者対応の優先順位がバラバラになってしまうために
要する時間や安全度に差が生じてしまったりします。
これらの差が累積すると、
次に行うべき業務に間に合わず、
最終的に記録を書くためや残った業務を終わらせるための
サービス残業が増えていったりします。
※
頭の中で計算している業務を紙に表す
程度の差はあっても頭の中で計算している
実際に一緒に働いていた介護士さん達は、
- 「この人の起床には〇〇分かかる」
- 「こちら人は起床後すぐにトイレに行くから〇〇分必要」
など、利用者一人ひとりに必要となる時間の予測を
利用者の体調や様子などを見ながら計算して
フロアリーダーや他の職員と相談しながら業務を進めていました。
ここまで細かな計算ではなくても、
- 「あの人は、いつもお話しをするから時間がかかる」
- 「あの人は、介助に協力的ですぐに次の人に行ける」
など、漠然とした計算と予測は行っているはずです。
※いらすとや さんより借用
図表化し、業務全般を客観的に見ることができれば、業務改善の切っ掛けとなります。
業務改善に触れている過去記事です。よろしければ、お立ち寄りください。
はじめは全体の計算から、個人の計算は慣れてから
時間割を作るといっても、はじめは予定ではなく実績を一覧にした方が作りやすいと思います。
そして、作るのは個人にかかった時間ではなく、
「起床」や「排泄」などひと括りに要した全体の時間を
色別などで塗りつぶしていくと分かりやすいと思います。
その日の体調や気分などにより、利用者個人に要する時間は変化することを前提にする必要があります。
あらかじめ余裕を作ったつもりでも体調不良や急変、転倒など予想していないことが起こりやすいのも介護の現場では珍しいものではありません。
※
業務全体と利用者ごとの時間割に慣れたら、職員自身の時間割も作ってみる
前述した介護職員さん達は、お互いに職員同士の時間も予測して業務を進めていました。
やはり、というか当然な話かもしれませんが、このような予測を全く立てず行き当りばったりな業務を行い必要以上に時間がかかってしまう職員もいたので必要だったのかもしれません。
ただし、職員個人の時間割は
職員の優劣をつけるなどの誤りに陥らないように注意する必要があります。
忙しい業務の中で、「時間がかかる」ことは確かに他の職員に負担をかけてしまいがちですが、そのような職員さんならではの情報を集めてくることもありますし、場合によっては業務のポジションを変えてみるという工夫を取り入れるチャンスとなるかもしれません。
とはいえ、介護・介助技術が未熟な場合には、技術向上の機会を作らなければ未熟のままになり、施設・事業所としての向上や技術の底上げは見込めません。
技術の底上げで指導で悩んでいる方は、お試しください。
まとめ
一見難しそうな介護業務の”見える化”は、
【業務改善】や【業務削減】のヒントを
掴み取る!!!チャンス
業務工夫の価値を感じたらチャレンジする
業務の改善や削減は簡単ではありません。
しかし、その簡単ではない時間割作成にチャレンジしても業務時間中に無理を強いるチャレンジ方法でない限りは、利用者さんは怪我をするような危険は生じません。
時間割も一度で一気に作成が難しければ、「朝の１業務」または「夕方の１業務」などを試しに行って見るだけでも良いかと思います。
大切なのは、小さなステップを一段目の目標に設定することです。
どうせ変えられないと思っている時程、不満は強いはず。
なので小さな、本当に小さなステップを第一段階として試してみることだと実際の業務についている現在も感じています。
私達の業務時間や業務負担の軽減・削減は、自身の健康管理や利用者との余裕ある関わりを作ることでお互いに良い状況を還元する可能性があります。
もし、現在の業務に不満や疑問を感じたら、無理のかからない可能な範囲でお試しください。
※いらすとや さんより借用
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